“Het verbeteren van de werking van de gemeente als organisatie”

“Het verbeteren van de werking van de gemeente als organisatie”

Petra van Mourik

27 oktober 2015

 De commissie Algemeen Bestuur en Middelen gaat over belangrijke onderwerpen als financiën en veiligheid, maar ook over de gemeente als organisatie. De accountant van de gemeente geeft in zijn jaarlijkse verslag van de financiële en organisatorische situatie ook verbetervoorstellen aan, bijvoorbeeld om zaken in de organisatie van de bedrijfsvoering beter in te richten. Bepaalde verbetervoorstellen van de accountant komen jaarlijks terug zoals bijvoorbeeld het belang van invoering van meer controles in werkprocessen. Het lijkt saai om hierover te praten maar het is wel belangrijk want geld dat omgaat in de overheid is van ons allemaal en moet zo goed mogelijk en efficiënt mogelijk worden besteed. Ook moeten fouten, per ongeluk of expres (fraude) zoveel mogelijk worden uitgesloten. Daarom moet de bedrijfsorganisatie van de gemeente goed in elkaar zitten.

Onlangs is ondanks de goede financiële positie die Amstelveen heeft is toch de jaarrekening van 2014 onder voorbehoud goedgekeurd door de controlerende accountant van PWC. Gelukkig is het de eerste keerde voor Amstelveen dat de accountant bezwaar maakt en fouten heeft geconstateerd die dusdanig groot waren dat er een voorbehoud is gemaakt. Er zijn zaken niet goed gegaan op het gebied van Inkoop en contractbeheer en er is aanbesteed zonder dat de Europese aanbestedingsregels zijn toegepast die wel van toepassing bleken. Er is bij de gemeente in dit voorjaar een nieuw team Inkoop geformeerd die de bestaande afdelingsmanagers moet ondersteunen. Gezien wat er eerder dit jaar is mis gegaan op het gebied van Inkoop zou dit team centraal moeten opereren i.p.v. alleen decentraal een adviserende en signalerende taak te hebben. Hiervoor heeft de PvdA een lans gebroken in de commissie Algemeen bestuur en Middelen van 16 april dit jaar. Met het organiseren van een centrale inkoopfunctie behoudt de gemeente overzicht en kunnen problemen zoals die zich hebben voorgedaan worden vermeden.

Nadat ik (en naderen) in de commissie van 16 april en de raad van 29 april heb gevraagd om inkoop echt centraal te beleggen is dit ook toegezegd en is besloten de Inkoop centraal te gaan organiseren en de Inkoop niet bij de afdelingshoofden maar bij het centrale inkoopteam te beleggen.

Er is op deze manier meer overzicht en helderheid maar ook betere controle mogelijk vooraf, tijdens en achteraf. Ook is een centrale inkoop onontbeerlijk in de samenwerking met andere gemeenten op dit gebied zoals Aalsmeer, maar in de nabije toekomst zouden meer gemeenten samen bepaalde producten en/of diensten moeten inkopen zodat door schaalvoordeel en een betere onderhandelingspositie van gemeenten t.o.v. leveranciers de burger uiteindelijk minder betaalt. Dus enerzijds kan geld worden bespaard op inkoop als niet versnipperd binnen een gemeente of zelfs met meer gemeentes samen wordt gedaan. Anderzijds levert het geld op doordat het kans op fouten en fraude vermindert en dat kost natuurlijk geld.

Het is goed om te constateren dat er nu een besef in de organisatie is gekomen dat processen goed moeten zijn ingericht, gedefinieerd en werkbaar moeten zijn, en dat er steeds meer controles komen in de belangrijke processen. Het centraal inrichten van Inkoop en contractmanagement is hier een goed voorbeeld van. Er valt nog meer te doen maar de gemeente is nu op de goede weg om zijn bedrijfsvoering te verbeteren!